요청서 확인
지금은
다음 부서가 빠진 항목을 메일로 다시 묻습니다.
도입하면
AI가 품목, 수량, 예산 등 필수 항목을 먼저 확인합니다.
기업, 부서 협업 AX
견적을 비교하고 승인된 주문을구매 시스템에 입력합니다.
AI가 요청서의 빠진 항목을 확인하고 견적을 비교합니다. 승인자는 같은 화면에서 내용을 확인하고, 승인된 결과는 구매 시스템에 등록합니다.
상담 신청하기
어떤 업무에
적용할 수 있나요?
구매 요청, 비용 처리, 계약 검토처럼 여러 부서를 거치는 업무에 적용할 수 있습니다. Blackbold는 요청 내용과 첨부 자료를 한곳에 모으고, 승인 단계와 기존 시스템 입력을 연결합니다.
어떤 작업을
줄일 수 있나요?
검토와 승인
지금은
견적 파일과 메신저의 승인 내용을 따로 찾습니다.
도입하면
견적 비교표와 승인할 내용을 같은 화면에서 확인합니다.
시스템 입력
지금은
승인된 내용을 다시 복사해 구매 시스템에 입력합니다.
도입하면
승인된 값으로 등록하고 주문 번호와 처리 결과를 남깁니다.
업무 적용 예시
물품 구매 요청 한 건을 처리하는 과정
구매 요청 한 건의 예시입니다. 실제 조직의 금액별 승인 규칙과 주문 도구에 맞춰 연결 범위를 정합니다.
- 01요청자 + AI
구매 요청을 받습니다
품목, 수량, 필요한 날짜와 견적서를 접수합니다. 빠진 항목은 요청자에게 보완을 안내합니다.
- 02AI
견적을 비교합니다
AI가 가격, 수량, 배송비와 납기를 표로 정리합니다. 비교하기 어려운 조건은 표시합니다.
- 03구매, 예산 담당자
승인자가 확인합니다
비교표와 예산을 보고 승인하거나 반려합니다. 예산 초과 건은 정해진 책임자에게 보냅니다.
- 04연결한 업무 시스템
승인된 주문을 등록합니다
확정된 품목과 금액을 구매 시스템에 입력합니다. 같은 요청이 두 번 등록되지 않도록 확인합니다.
- 05연결한 업무 시스템
요청자에게 결과를 알립니다
등록된 주문 번호와 처리 상태를 보여줍니다. 실패한 건은 담당자가 다시 처리할 수 있도록 남깁니다.
담당자는 무엇을
확인해야 하나요?
구매 결정은 승인자가 합니다
AI는 비교 자료를 준비합니다. 업체 선택, 금액 확정과 예외 허용은 권한 있는 담당자가 결정합니다.
금액이 바뀌면 다시 승인받습니다
승인 후 품목, 수량, 금액이 바뀐 경우에는 바뀐 내용을 표시하고 재확인을 받습니다.
등록 실패와 완료를 구분합니다
시스템에 실제 주문이 만들어졌는지 확인합니다. 재시도 전에 기존 주문을 조회해 중복 등록을 막습니다.
도입 효과는
어떻게 비교하나요?
처리 시간과 오류를 실제 업무 기록으로 비교합니다.
요청부터 완료까지 걸린 시간
자료 준비, 승인 대기, 등록에 걸린 시간을 나눠 어디서 줄었는지 확인합니다.
보완 요청 횟수
빠진 서류나 잘못된 항목 때문에 요청자에게 다시 물은 횟수를 비교합니다.
중복, 누락 등록 건수
승인된 내용이 실제 시스템에 정확히 한 번 등록됐는지 확인합니다.
작게 시작하기
작은 범위에서 실제 흐름을 시험합니다
한 부서의 구매 요청과 승인 단계 하나부터 시작합니다. 정상 승인뿐 아니라 반려, 금액 변경, 등록 실패도 시험한 뒤 실제 업무에 적용합니다.
첫 검토에 필요한 자료
- 현재 사용하는 요청서와 견적서
- 누가 어떤 금액까지 승인하는지 정한 기준
- 요청, 승인, 등록에 사용하는 도구
- 반려되거나 중복 처리됐던 사례
거래처 이름이나 구매 금액이 포함된 자료는 공유 범위를 정한 뒤 확인합니다.
시작 전에 궁금한 점.
사내 챗봇이 있어도 적용할 수 있나요?
가능합니다. 챗봇에 물어본 뒤 사람이 자료를 옮기고 시스템에 입력하는 부분을 연결할 수 있습니다.
부서마다 승인 절차가 다른 경우에는 어떻게 시작하나요?
한 부서의 업무부터 골라 금액과 품목에 따라 누가 승인할지 정합니다. 담당자가 자리를 비웠거나 요청을 반려한 경우에도 다음 사람이 일을 이어갈 수 있는지 시험합니다. 이 과정이 확인되면 다른 부서의 승인 방식에 맞춰 넓힙니다.
오래된 사내 시스템도 연결할 수 있나요?
현재 시스템이 외부 프로그램의 입력을 허용하는지 확인합니다. 가능하다면 승인된 주문만 보내고 실제 저장 여부를 확인합니다. 연결이 끊기면 이미 들어간 주문부터 찾아 중복을 막습니다. 직접 연결이 어려운 경우에는 파일로 전달하거나 담당자가 입력을 마치는 방법을 제안합니다.
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승인된 내용을 다시 입력하고 있나요?
현재 요청서와 승인 방법, 구매 프로그램을 알려주세요. 견적 비교부터 승인된 주문의 입력까지 자동화할 수 있는지 확인합니다.